Dalam dunia bisnis dan administrasi keuangan, istilah faktur dan invoice sering kali digunakan secara bergantian. Banyak orang menganggap keduanya sama, padahal ada perbedaan penting antara keduanya yang perlu dipahami, terutama bagi pelaku usaha yang ingin menjaga ketepatan dokumen keuangan.
Artikel ini akan menjelaskan secara lengkap perbedaan faktur dan invoice, termasuk pengertian, fungsi, dan kaitannya dengan faktur pajak.
Pengertian Faktur dan Invoice
Faktur adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penjualan barang atau jasa dari penjual kepada pembeli. Faktur berfungsi sebagai bukti bahwa telah terjadi transaksi bisnis.
Sedangkan invoice merupakan istilah dalam bahasa Inggris yang memiliki arti sama dengan faktur, yaitu dokumen penagihan pembayaran yang dikirim penjual kepada pembeli. Namun dalam praktiknya, istilah invoice sering digunakan untuk menyebut dokumen yang lebih formal, terutama dalam transaksi bisnis modern atau internasional.
Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa setiap invoice adalah faktur, tetapi tidak semua faktur disebut invoice.
Fungsi Faktur Penjualan dan Invoice
Baik faktur maupun invoice memiliki fungsi utama yang sama, yaitu mencatat dan menagih pembayaran atas barang atau jasa yang dijual. Namun keduanya digunakan dalam konteks yang sedikit berbeda.
1. Faktur Penjualan
Faktur penjualan digunakan untuk mencatat transaksi dalam sistem pembukuan perusahaan. Dokumen ini biasanya berisi detail lengkap seperti tanggal transaksi, jumlah barang, harga satuan, serta total pembayaran. Faktur penjualan lebih sering digunakan untuk kebutuhan internal perusahaan.
2. Invoice
Invoice lebih sering digunakan sebagai dokumen eksternal, yaitu bukti tagihan resmi yang dikirim ke pelanggan atau klien. Invoice dapat dikirim dalam bentuk digital melalui sistem invoice online agar proses penagihan lebih cepat dan mudah dipantau.
Dengan bantuan platform seperti Quickbill, invoice dapat dibuat secara otomatis, dikirim ke pelanggan, dan dilacak status pembayarannya secara real time.
Perbedaan Faktur dan Invoice Secara Umum
Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa perbedaan utama antara faktur dan invoice:
- Bahasa dan Istilah
Faktur merupakan istilah dalam bahasa Indonesia, sedangkan invoice berasal dari bahasa Inggris dan lebih umum digunakan dalam konteks bisnis modern. - Tujuan Penggunaan
Faktur digunakan untuk pencatatan transaksi penjualan, sementara invoice digunakan untuk penagihan pembayaran kepada pelanggan. - Konteks Pemakaian
Faktur lebih banyak digunakan di lingkungan akuntansi atau pembukuan, sedangkan invoice digunakan dalam proses penagihan eksternal. - Bentuk Dokumen
Faktur umumnya dicetak dan disimpan untuk arsip internal, sementara invoice kini lebih banyak berbentuk digital melalui sistem invoice online seperti Quickbill.
Hubungan Antara Faktur, Invoice, dan Faktur Pajak
Selain dua istilah di atas, ada pula istilah faktur pajak yang sering membingungkan. Faktur pajak adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) untuk mencatat transaksi yang dikenakan Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
Dengan kata lain, faktur pajak adalah bentuk khusus dari faktur atau invoice yang memiliki nilai hukum dan digunakan untuk pelaporan pajak.
Perbedaannya terletak pada otoritas penerbit dan fungsinya:
- Faktur atau Invoice: Diterbitkan oleh penjual sebagai dokumen penagihan umum.
- Faktur Pajak: Diterbitkan oleh pengusaha yang sudah terdaftar sebagai PKP dan digunakan untuk kepentingan perpajakan.
Bagi pelaku usaha, memahami perbedaan ini sangat penting agar administrasi bisnis tidak bermasalah dalam audit pajak.
Contoh Penggunaan Faktur dan Invoice dalam Bisnis
Bayangkan Anda memiliki bisnis desain grafis. Setelah menyelesaikan proyek untuk klien, Anda akan membuat invoicesebagai dokumen penagihan yang dikirimkan kepada mereka.
Invoice tersebut berisi rincian layanan seperti “Desain logo dan branding kit” beserta nominal pembayaran yang harus dibayar oleh klien. Setelah pembayaran diterima, Anda dapat membuat faktur penjualan untuk mencatat transaksi tersebut dalam pembukuan bisnis Anda.
Jika bisnis Anda sudah terdaftar sebagai PKP, maka Anda juga wajib menerbitkan faktur pajak untuk transaksi tersebut sebagai bagian dari kewajiban pelaporan PPN.
Dengan cara ini, ketiga dokumen saling terhubung tetapi memiliki fungsi yang berbeda.
Manfaat Menggunakan Sistem Digital untuk Faktur dan Invoice
Mengelola dokumen secara manual sering kali memakan waktu dan menimbulkan risiko kehilangan data. Itulah mengapa sistem digital seperti Quickbill hadir untuk mempermudah proses pembuatan, pengiriman, dan penyimpanan dokumen.
Beberapa manfaat menggunakan sistem faktur dan invoice digital antara lain:
- Pembuatan dokumen lebih cepat dengan template otomatis.
- Data transaksi tersimpan aman di cloud dan mudah diakses kapan saja.
- Dapat diintegrasikan dengan sistem pembayaran digital atau e payment.
- Membantu bisnis tampil lebih profesional di mata klien.
- Mengurangi kesalahan manual dalam penulisan dan perhitungan.
Dengan Quickbill, Anda dapat membuat faktur invoice dalam satu platform terintegrasi yang juga mendukung pencatatan pajak dan pelacakan pembayaran.
Kesimpulan
Meskipun istilah faktur dan invoice sering dianggap sama, keduanya memiliki perbedaan fungsi dan konteks penggunaan. Faktur biasanya digunakan untuk pencatatan penjualan, sementara invoice digunakan sebagai alat penagihan kepada pelanggan.
Selain itu, ada juga faktur pajak yang berperan penting dalam pelaporan pajak PPN.
Untuk mempermudah proses pembuatan dan pengelolaan semua dokumen tersebut, gunakan sistem digital seperti Quickbill.
Dengan Quickbill, Anda dapat membuat, mengirim, dan menyimpan faktur maupun invoice secara online dengan mudah dan aman.
Mulai sekarang, kelola dokumen bisnis Anda secara lebih profesional.
Daftar gratis di Quickbill Sign Up dan rasakan kemudahan membuat faktur dan invoice digital dalam satu platform.
